Czescy przedsiębiorcy korzystający z usług polskiego DPO powinni znać przepisy ochrony danych obowiązujące w obu krajach. Najważniejsza jest dobra komunikacja z DPO oraz zapewnienie mu dostępu do informacji i procesów w firmie. Przy przetwarzaniu transgranicznym należy uwzględnić współpracę między organami nadzorczymi Polski i Czech. Dane kontaktowe DPO muszą być publicznie dostępne, a funkcję inspektora można powierzyć firmie zewnętrznej takiej jak my. Outsourcing DPO to elastyczne i zgodne z prawem rozwiązanie wspierające wdrożenie RODO.
Znajomość przepisów obowiązujących w obu krajach
RODO obowiązuje na terenie całej Unii Europejskiej, ale poszczególne kraje mogą mieć własne regulacje uzupełniające. Dlatego czeski przedsiębiorca powinien znać nie tylko ogólne zasady wynikające z rozporządzenia, ale też różnice między czeską a polską ustawą o ochronie danych osobowych. Polski DPO również musi uwzględniać przepisy czeskie, jeśli dane są przetwarzane na terytorium Czech lub dotyczą czeskich obywateli.
Dobra komunikacja i dostęp do informacji
Podstawą współpracy z DPO jest przejrzysta i sprawna komunikacja. DPO powinien mieć bieżący dostęp do informacji o procesach przetwarzania danych w organizacji oraz możliwość kontaktu z osobami decyzyjnymi. Ważne jest także zapewnienie DPO udziału w podejmowaniu decyzji dotyczących ochrony danych – zgodnie z RODO powinien być zaangażowany „właściwie i terminowo”.
Współpraca między organami nadzorczymi
Jeśli firma przetwarza dane w sposób transgraniczny (np. w Polsce i Czechach) należy uwzględnić zasadę głównego organu nadzorczego. Oznacza to, że główny nadzór sprawuje urząd z kraju, w którym znajduje się główna siedziba administratora danych. Mimo to możliwa i często konieczna jest współpraca między polskim UODO a czeskim UOOU.
Dostępność danych kontaktowych DPO
Zgodnie z przepisami, dane kontaktowe DPO muszą być publicznie dostępne – najlepiej na stronie internetowej firmy. To ważne nie tylko z punktu widzenia zgodności z RODO, ale także budowania zaufania wśród klientów i kontrahentów, również tych zagranicznych.
Outsourcing DPO – elastyczne i legalne rozwiązanie
Zarówno w Polsce, jak i w Czechach, możliwe jest powierzenie funkcji DPO firmie zewnętrznej. Dla wielu czeskich przedsiębiorców to wygodna forma współpracy, szczególnie gdy nie posiadają w zespole specjalistów z doświadczeniem w ochronie danych. Outsourcing DPO to sposób na dostęp do wiedzy eksperckiej bez konieczności tworzenia dodatkowych etatów.
Podsumowanie
Czescy przedsiębiorcy mogą legalnie korzystać z usług polskiego Inspektora Ochrony Danych, ale powinni znać przepisy obowiązujące w obu krajach. Bardzo ważne jest zapewnienie DPO dostępu do informacji i dobrej komunikacji. W przypadku transgranicznego przetwarzania danych konieczna jest współpraca między organami nadzorczymi. Outsourcing DPO to wygodne i zgodne z prawem rozwiązanie wspierające zgodność z RODO.