Tak, RODO wprowadziło zasadę minimalizacji danych, czyli obowiązek przetwarzania tylko tych informacji, które są niezbędne do konkretnego celu. Oznacza to także ograniczenie ilości danych, czasu ich przechowywania i dostępu do nich. Administrator nie powinien zbierać więcej, niż faktycznie potrzebuje. Zasada ta chroni prywatność osób, których dane dotyczą. Wynika bezpośrednio z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.
Na czym polega zasada minimalizacji danych?
Zasada minimalizacji oznacza, że można zbierać i przetwarzać wyłącznie takie dane osobowe, które są niezbędne, adekwatne i stosowne do realizacji konkretnego celu. Nie wolno gromadzić informacji „na zapas” ani zbierać więcej danych, niż to rzeczywiście potrzebne. Przykład? Jeśli prowadzisz rekrutację, nie powinieneś wymagać od kandydata numeru PESEL, jeśli nie jest on konieczny na tym etapie procesu
Podstawa prawna zasady minimalizacji
Zasada ta wynika bezpośrednio z artykułu 5 ust. 1 lit. c RODO, który mówi, że dane muszą być „adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne w stosunku do celów, w których są przetwarzane”. To nie jest więc sugestia, ale obowiązek prawny, którego przestrzeganie może być przedmiotem kontroli.
Co obejmuje minimalizacja danych w praktyce?
Zasada ta działa na kilku poziomach:
- Ograniczenie ilości danych - zbieramy tylko to, co naprawdę potrzebne.
- Ograniczenie zakresu danych - unikamy danych wrażliwych, jeśli nie są niezbędne.
- Ograniczenie dostępu - nie każdy pracownik powinien mieć dostęp do wszystkich danych.
- Ograniczenie czasu przechowywania - dane przechowujemy tylko tak długo, jak to konieczne.
To oznacza, że administrator danych powinien regularnie weryfikować, jakie informacje przetwarza, w jakim celu i czy nadal są one potrzebne.
Dlaczego minimalizacja danych jest ważna?
Ograniczanie zbieranych danych zwiększa bezpieczeństwo i prywatność osób, których dane dotyczą. Im mniej informacji przechowujesz, tym mniejsze ryzyko naruszenia ochrony danych. Dodatkowo – mniejsze zasoby danych to łatwiejsze zarządzanie nimi i niższe koszty ochrony.
Podsumowanie
RODO wprowadziło zasadę minimalizacji danych, czyli przetwarzania tylko tych informacji, które są niezbędne do konkretnego celu. Obejmuje to ograniczenie ilości, zakresu, dostępu i czasu przechowywania danych. Administrator powinien regularnie weryfikować, czy dane są rzeczywiście potrzebne. Zasada ta zwiększa bezpieczeństwo i chroni prywatność osób, których dane dotyczą.