Ochrona sygnalistów
W dzisiejszym świecie dane osobowe są jednym z najcenniejszych aktywów organizacji. Ich ochrona staje się kluczowym elementem prowadzenia działalności, niezależnie od branży. Naruszenia przepisów RODO mogą skutkować wysokimi karami finansowymi, utratą zaufania klientów i poważnymi konsekwencjami prawnymi.
Czy Twoja firma jest przygotowana na skuteczne zarządzanie ochroną danych osobowych?
CEO / Data Protection
+48 508 047 098
Głównym celem Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. sygnalistów) jest wdrożenie w organizacjach rozwiązań prawnych zapewniających sygnalistom ochronę przed potencjalnymi działaniami odwetowymi.
Skuteczna ochrona sygnalistów wymaga:
- Wdrożenia odpowiednich procedur – systemu raportowania naruszeń prawa i dokumentacji,
- Edukacji pracowników – informowania o prawach i obowiązkach sygnalistów,
- Zabezpieczenia anonimowości i ochrony – przed działaniami odwetowymi ze strony organizacji.
Kim jest sygnalista?
Sygnalista to osoba zgłaszająca organizacji informacje o nieprawidłowościach, rzeczywistych lub potencjalnych naruszeniach prawa związanych z działalnością organizacji.
Sygnalistą może być:
- Pracownik (obecny lub były),
- Kandydat do pracy,
- Stażysta, wolontariusz,
- Współpracownik, podwykonawca, dostawca,
- Wspólnik lub akcjonariusz.
Organizacje powinny wdrożyć bezpieczne i skuteczne kanały zgłaszania naruszeń, zapewniające anonimowość i ochronę przed działaniami odwetowymi.
Czego dotyczy dyrektywa o ochronie sygnalistów?
Dyrektywa (UE) 2019/1937 wprowadza minimalne standardy ochrony sygnalistów w Unii Europejskiej, zwiększając przejrzystość i odpowiedzialność organizacji oraz ułatwiając egzekwowanie prawa w różnych sektorach.
Główne cele dyrektywy:
- Zapewnienie bezpiecznych kanałów zgłoszeń,
- Ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi,
- Wzmocnienie egzekwowania prawa w UE,
- Zwiększenie przejrzystości w organizacjach.
Które organizacje muszą wdrożyć dyrektywę?
Obowiązek wdrożenia przepisów dotyczy:
- Firm zatrudniających powyżej 50 pracowników,
- Podmiotów publicznych i instytucji rządowych.
Wymagane działania:
- Opracowanie i wdrożenie procedury zgłaszania naruszeń prawa,
- Ustanowienie bezpiecznych kanałów zgłoszeń,
- Wyznaczenie niezależnego podmiotu do obsługi zgłoszeń,
- Prowadzenie rejestru zgłoszeń i raportowanie.
Wdrożenie tych środków gwarantuje, że sygnaliści będą chronieni, a zgłoszenia traktowane profesjonalnie i zgodnie z przepisami prawa.
Jak wdrożyć proces ochrony sygnalistów?
Efektywna ochrona sygnalistów wymaga dostosowania wdrażanych procedur do specyfiki organizacji oraz obowiązujących przepisów prawa.
Rekomendowane etapy wdrożenia:
Etap 1: Analiza i przygotowanie
- Przegląd obecnych rozwiązań compliance,
- Określenie kanałów zgłoszeń,
- Ustanowienie niezależnych struktur do obsługi zgłoszeń.
Etap 2: Szkolenia i edukacja
- Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników i osób obsługujących zgłoszenia,
- Edukacja na temat praw i obowiązków sygnalistów.
Etap 3: Wdrożenie narzędzia IT
- Implementacja elektronicznego systemu zgłoszeń spełniającego wymagania prawne,
- Zapewnienie anonimowości, bezpieczeństwa i elastyczności systemu.
Etap 4: Prowadzenie postępowań wyjaśniających
- Opracowanie procedur odbioru, weryfikacji i analizy zgłoszeń,
- Ustalanie zasad komunikacji z sygnalistą,
- Opracowanie raportów i rekomendacji działań następczych.
Podsumowanie – dlaczego warto wdrożyć system ochrony sygnalistów?
- Zgodność z przepisami – spełnienie wymogów Dyrektywy (UE) 2019/1937 i krajowych regulacji,
- Bezpieczne środowisko pracy – sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia bez obawy o represje,
- Większa przejrzystość – organizacja buduje kulturę etyki i odpowiedzialności,
- Minimalizacja ryzyka prawnego i reputacyjnego – odpowiednie zarządzanie zgłoszeniami zapobiega skandalom i karom finansowym,
- Lepsze zarządzanie organizacją– szybkie wykrywanie i eliminowanie nieprawidłowości poprawia efektywność operacyjną.